Fakturering
En faktura är helt enkelt ett dokument som innehåller ett betalningskrav från dig till din kund – men samtidigt också mycket annat. När du fakturerar måste du beakta kundupplevelsen, skattekraven och ditt eget behov av att få in pengar. En faktura är dessutom en grundpelare för bokföringen. Ett bra faktureringsprogram hjälper dig med allt detta.
Vad är en faktura?
En faktura är helt enkelt ett dokument som innehåller ett betalningskrav från dig till din kund – men en faktura är samtidigt mycket annat. I samband med fakturan måste du beakta kundupplevelsen, skattekraven och ditt eget behov av att få in pengar. En faktura är dessutom en grundpelare för bokföringen. Ett bra faktureringsprogram hjälper dig med allt detta.
Vad är en bra faktura?
En bra faktura är enkel att betala. En bra faktura ger köparen möjlighet att kontrollera att beställningen har fakturerats rätt. En bra faktura fyller naturligtvis skattekraven. Här intill är ett exempel på en bra faktura med ett par punkter som är värda att beakta när du gör en faktura.
Här har vi samlat ihop ett par tips för faktureringen:
Sträva efter att fakturera så snabbt du kan, dvs. genast när du får in en beställningsbekräftelse. Om fakturan dröjer, dröjer också pengarnas inflöde på ditt konto. När du fakturerar genast efter beställningsbekräftelsen kommer du också bättre ihåg vad du kommit överens om med din kund. Och ger dessutom ett professionellt intryck.
Here we have put together a list of tips for making invoices:
Sträva efter att fakturera så snabbt du kan, dvs. genast när du fått in en beställningsbekräftelse. Om fakturan dröjer, dröjer också pengarnas inflöde på ditt konto. När du fakturerar beställningen genast efter beställningsbekräftelsen kommer du också bättre ihåg vad du kommit överens om med din kund och ger dessutom ett professionellt intryck.
Gör fakturan klar för fakturering så tidigt som möjligt. Skapa en offert, beställningsbekräftelse eller ett fakturautkast som du enkelt kan göra om till en faktura som du skickar iväg. Att få iväg fakturan ska inte ta längre än en minut.
Skicka fakturan i den form som kunden önskar. Som e-faktura om kunden så önskar, per e-post om ni har kommit överens så, eller traditionellt per post om du inte är säker på hur kunden vill ha fakturan.
Kolla att skattekraven fylls och att du har all information inklusive kundens uppgifter korrekt innan du skickar iväg fakturan. Om fakturans uppgifter är fel är det kundens skyldighet att inte betala fakturan.
Arkivera dina fakturor. Företagaren är skyldig att förvara allt bokföringsmaterial i 7 år. Det räcker att fakturorna är arkiverade i elektroniskt format om den är sparad på tre ställen.
Redigera aldrig en redan skickad faktura. Om det blivit fel i en faktura ska du kreditera den och skapa en ny faktura med de rätta uppgifterna. Du kan trots allt redigera fakturan tills du skickar den till kunden och till din bokförare.
Elektronisk fakturering
En elektronisk faktura är en faktura som du skickar elektroniskt till din kund. Det kan vara en e-post faktura, e-faktura eller en pappersfaktura som du skickar från en elektronisk tjänst men kunden tar emot i pappersform. Mottagaren avgör hur fakturan ska skickas. Inte avsändaren. En faktura som anländer på det vis som kunden önskar betalas ofta snabbare och bidrar till en positiv kundupplevelse.
E-faktura
När din kund vill ha en elektronisk faktura betyder det oftast att han eller hon vill ha en e-faktura. Eftersom e-fakturorna först nyligen blivit ett allmänt betalningssätt kan det kännas jobbigt att ta itu med den elektroniska faktureringen. Men det är faktiskt inte så svårt som det låter. Det enda du behöver är kundens e-faktureringsadress och ett faktureringsprogram som du kan skicka e-fakturor med.
Ett kundföretag som föredrar en e-faktura kan behandla alla sina inkommande fakturor elektroniskt, dvs. godkänna dem, betala dem och föra dem i sin bokföring utan manuellt arbete. E-fakturan sparar med andra ord tid, besvär och minskar risken att något går fel på vägen.
Faktura per e-post
En e-postfaktura är ett behändigt och snabbt sätt för en konsument eller ett litet företag att ta emot en faktura. Med ett bra faktureringsprogram med en e-posttjänst kan du skicka fakturor direkt till din kunds e-post, följa med att fakturan når fram och kolla att kunden har öppnat fakturan. Alternativt kan du också skicka fakturan som PDF-bilaga med ett e-postmeddelande.
Faktura via utskriftstjänst
Fakturering via en sk. utskriftstjänst är en blandning av elektronisk fakturering och traditionellt postande. Med ett faktureringsprogram kan du skicka iväg fakturan elektroniskt men din kund får den i pappersform per post. I praktiken går det till så att fakturan levereras från faktureringsprogrammet till en utskriftstjänst, varifrån den postas till din kund.